Forum asso + JPO 2013

J'ouvre le sujet car ces événements arrivent déjà à grands pas, alors autant commencer à s'organiser dès maintenant sur le forum CA avant de basculer sur la Cour Intérieure. Je fais un seul sujet car en général on discute plus largement du forum asso sur la Cour Intérieur.

1) Cette année le forum des assos de Coupvray a lieu, fait plutôt inhabituel, un dimanche. Le 1er septembre exactement.
On peut partir sur les horaires suivantes: 10h et 17h (à confirmer)
Pour ma part je devrais pouvoir me rendre disponible le matin dès l'ouverture.
J'aurais des plaquettes R&L et FFJDR avec moi + des scénettes à faire jouer au cas ou.

Comme d'hab, on devrait prévoir flyers pour présenter la JPO et organiser un boitage, au moins pour que les cupressiens gardent le nom de notre asso à l'esprit; puis répartir les membres présents en équipe de facteurs.

Je vous laisse rebondir sur ces éléments, et dès que nous sommes d'accord, je me propose d'ouvrir le sujet sur la Cour Intérieure.


2) On avait avancé la date du samedi 21 septembre pour la JPO, soit 3 semaines après le forum.
Je me demande si en organisant la JPO le WE d'avant on aurait pas plus de monde? Enfin du monde tout court...
Car c'est le WE 'Journées du Patrimoine', auquel certaines assos organisent des événements particuliers, notamment nos amis de la Part de la Brie (http://www.partdebrie.fr)

Qu'en dites vous?

J'avais proposé à Fdl d'organiser la JPO de cette année dans l'espace du château de Coupvray, tout en prévoyant en plan B de rester dans nos locaux si la météo ne permettait pas d'installer les tables dehors.

Qu'en dites vous?

Faudrait de toute façon prévenir la mairie et avoir leur accord, et Part de la brie par courtoisie. Au niveau des tables, on pourrait demander à la mairie d’utiliser les tables stockées au château de préférence. On pourrait les installer sur le chemin devant l'étang (3 tables maxi)
On garderait le barbec de sir Kakatal + les parties en soirée pour ceux qui veulent rester.
Le matin on en profiterait pour ranger et nettoyer les locaux.

Au niveau de l'organisation des parties, dès qu'on est d'accord sur la date et le lieu envisagé pour la JPO, je me propose d'écrire le sujet sur l'Agora. Ca sera le moment de lancer un appel aux Mjs, en mettant l'accent sur le caractère tout public des jeux à animer (façon parties découvertes). Je ne suis pas contre que l'on présente quelques jeux de société à rôle pour agrémenter les tables de jdr.

Concernant la communication de notre événement, le flyer, si on veut le distribuer le 1er septembre, doit être prêt une semaine avant pour que certains membres puissent avoir le temps de les imprimer. On pourrait ainsi fixer la date du vendredi 23 août comme deadline pour lister les jeux et apporter les modifs habituelles: date, heure, lieu.
A part le boitage, toujours pour la com de l'événement, je propose:
- continuer à passer le message aux membres pour que chacun fasse de la pub de son côté
- créer un événement Facebook, pratique pour le diffuser (1 volontaire ?)
- faire quelques affiches A4 à coller sur panneaux d’affichage de Coupvray et alentours
- inviter d'autres assos de la mairie
- d'autres idées?

Je vous laisse rebondir sur ce message, y apporter vos idées, initiatives, contributions, etc.
Merci!!

Hello !

Concernant le forum des assos, il me semblait qu'on nous avait donné la date du 1er septembre lors de la dernière réunion en mairie (je l'avais mis dans un des compte-rendus de réunion). Tu as des informations plus fraiches Julien ?

Concernant la JPO, la date du 21/09 était pas mal car on avait la possibilité d'utiliser la grande salle de la ferme en plus de nos locaux habituels. Alors que pour le château, on a moins de marge de manoeuvre et je ne suis pas sur qu'ils soient pour nous laisser le château pendant la journée du patrimoine.

Je dois appeler Mme Chanson cet après midi, je lui demanderai et on pourrait même convenir d'une réunion avec elle.

Je posterais cet aprèm' le message que je compte publier sur l'Agora pour organiser ensemble la JPO de cette année
Je compte sur vous pour réagir dessus et ainsi y apporter rapidement d'éventuelles modifications.

En attendant, j'ai prévenu nos jeunes rolistes des dates du Forum des Assos et de la JPO et qu'on comptait sur eux comme d'habitude pour faire du buzz et venir aussi nombreux que possible

Voici le post que je comptais publier sur l'Agora.
Merci de vos commentaires


Salut à tous,

La date de la traditionnelle JPO de notre association est fixée cette année au

Samedi 21 septembre 2013.

Soit 3 semaines après la date du forum des associations de la ville de Coupvray qui aura lieu le dimanche 1er septembre dans la salle polyvalente située rue de Lesches.


La JPO de cette année sera organisée dans la salle de la ferme du château, c'est-à-dire dans la grande salle à droite, en rentrant dans la cour où se trouve notre local.


Nous donnons rendez-vous aux visiteurs à partir de 14h pour leur faire découvrir le jeu de rôle et notre association.

Auparavant, nous nous retrouverons dans la matinée, disons vers 09h30, pour préparer la salle (monter les tables de jeux, afficher le planning des tables à l'entrée, stand de présentation du jdr avec goodies, etc.).

Nous en profiterons également pour assurer un bon coup de propre dans notre local et ranger nos équipements. Sans oublier de trier les paquets de gâteaux qui ont changé de couleur (sans parler du gout) dans le fond du placard, coincés entre les assiettes en carton, la dizaine de boites à thé du Maroc et les couverts en plastiques 'super' résistants.

Afin de mener à bien cette organisation préalable à l'ouverture des portes, nous avons besoin de toutes les bonnes âmes du club prêtes à donner un petit (ou grand) coup de main.

Une fois en place, nous attaquerons vers 12h l'invocation d'une salamandre (hommage à Kakatal) pour allumer le feu si cher à cette journée, pour y cuisiner toutes sortes de grillades.

Vers 14h nous devrions être fin prêt à ouvrir nos portes et à lancer les premières parties.
Nous tablons sur une fermeture des portes au public vers 19h, le temps pour nous de ranger la salle prêtée par la mairie de Coupvray et de commander quelques pizzas.
Il sera alors temps de lancer une bourse aux scénarios pour les rolistes insatiables que nous sommes et de jouer en soirée.

Afin de réussir cette journée importante pour le club, nous avons donc besoin du maximum de membres disponibles, qu'on peut répartir sous le format habituel:

1) Equipe Web pour la Communication
a. Nous profiterons du forum des associations pour faire la promotion de la JPO. Pour cela nous ferons un flyer de présentation, basé sur le même modèle que les années passées.
b. Si nous sommes assez nombreux lors du forum, nous assurerons un boitage dans les rues de Coupvray.
c. Des affiches A3 seraient idéales pour en coller quelques unes dans les environs.
d. Un événement Facebook sera créé dans l'intention de le faire diffuser à nos réseaux respectifs
e. Enfin, rien de mieux que le bouche à oreille pour communiquer sur l'événement et ainsi ramener nos amis respectifs. On compte sur vous!!!

2) Equipe Fourmis pour la Logistique
a. Tous les bras et jambes sont les bienvenus pour monter les tables, le barbec, nettoyer et ranger le local, etc.
b. La liaison par pigeon voyageur avec la mairie sera assurée pour tous les détails concernant la salle (mise à disposition des clefs, des tables, des chaises, de la cuisine, etc.)

3) Equipe Colgate pour l'Accueil
a. Attachée aux portes d'entrées pour présenter les parties à l'aide d'un panneau et les lancer (pas les panneaux, les parties!) au fur et à mesure de la journée

4) Equipe Conteurs pour les Mjs
a. La salle est vraiment grande; nous pourrons donc y disposer pas mal  de tables. Nous demanderons à la mairie des grilles et des panneaux pour les séparer.
b. Tous les volontaires pour animer les parties sont invités à se faire connaitre  
c. Concernant les parties proprement dites, l'idéal serait d'en prévoir de 2 types, afin de s'adapter aux attentes des visiteurs:
- d'une part des parties courtes, appelées sketchs ou scénettes, d'une durée maximale d'1 heure. En table ouverte ou non (= possibilité pour les joueurs d'intégrer à tout moment la partie), au choix du Mj.
- d'autre part des parties plus longues, d'environ 4h, destinées à reproduire le schéma classique d'une partie de jdr (présentation d'un Univers, découverte d'une fiche de personnage, explication du système de jeu et confrontations du groupe face aux événements contés par le Mj. Éventuelle conclusion avec gain en XP)
d. Nous pensons également constituer un espace jeux de société à rôles. Ainsi, n'hésitez pas à emmener vos Loup Garous, Wanted, Citadelle et autre Petits Meurtres et Faits Divers...

Une fois les équipes constituées et le flyer retouché les choses sérieuses commenceront!

Un grand merci d'avance pour votre participation à cet événement, que se soit avant et/ou pendant le jour J.

D'ici là n'hésitez pas à poser vos questions, faire remonter vos impressions des éditions précédentes, etc.

tout ça me parait bien ...
Autant pour le post que pour la modif du flyers en des termes plus générique.

Par contre je ne suis pas sur qu'il faille généraliser les parties courtes. Je serais d'avis de garder une ou deux parties longues basique et de faire deux ronde de parties courtes. La première de 14h à 16h15 et la seconde de 16h30 à 19h. La partie longue permettra d'attirer les vieux de la vieille habitué à ce format et les deux séances de parties courtes permettront aux néophytes de tester deux parties dans l'aprem. La courte pause de 15 min permettra aux joueurs de se dérouiller les jambes, de voir comment cela s'est passé sur les autres parties courtes et de s'intégrer ou non à une nouvelle ronde ....

Pas bête en effet de proposer les 2 types de parties (longues et courtes), ca me parait coller aussi avec l'esprit de la journée.

Désolé de réagir que maintenant.

Pour moi le 1er septembre ça ne sera pas possible je pense (ou alors en coup de vent dans l'aprem...)

Pour la JPO l'idée des table courte et longue est bien j'aurais peut être même ajouté une table de jeux très court (wanted, citadel, ...) pour faire patienter.

Pour ce qui est de l'organisation je veux bien être dans l'équipe chargé de dispatcher les gens vers les parties longue et courte tout en leur dressant un tableau simple du jdr (genre mini résumé) (l'équipe colgate si je me trompe pas).

Je pense que cyrielle et moi arriveront plutôt vers 12h.

Pour le soir je ne sais pas encore si on restera mais dans ce cas je proposerai surement une partie de Projet Pélican en one shot.

Merci également Aleister pour ta réponse

Bien vu pour les tables de jdp à rôles, j'ai oublié de l'indiquer alors que je le proposais dans le post d'origine.
Je fais la modif dans le post de présentation, ainsi que les tables à durée 'normale'

Ok je te compte dans l'équipe Colgate  
Et comme Mj le soir 

Je post sur l'Agora demain après midi pour intégrer l'ensemble des troupes à l'orga
Merci pour vos éventuels commentaires

Pour le soir, il faut aussi qu'on soit très carré sur les horaires de début de parties (parce qu'il n'y a rien de pire que la bourse aux scénar improvisée).

Concernant les parties de jdp, il faudra aussi qu'on se fasse un plan des lieux pour savoir exactement la place dont on dispose(nombre de tables possible, bruit dans les salles

Pour la journée, je pense que je ferai MJ le soir et que je proposerai peut être de parties courtes dans l'après midi.S'il y abesoin de monde à l'accueil ou à l'intendance, je peux aussi donner un coup de main.

POur le repas du soir, est ce qu'on ne pourrait pas utiliser le coup des croques monsieurs (ça marche toujours bien)

Je pense qu'on peut prévoir la bourse aux scénar vers 20h40 pour commencer les parties vers 20h
En clôturant la JPO à 19h au plus tard, ca nous laisse environ 1h30 pour ranger et manger

Je pense qu'on devrait opter pour une formule assez rapide pour manger le soir, genre pizza ou buffet campagnard. J'ai peur que tout ce qui demande de la confection comme les croques monsieur nous fasse perdre du temps sur cette journée (bien que j'adoooore les croques monsieur!)

OK Fdl pour parties courtes l'aprèm' et Mj le soir

j'ai retouché le flyer par contre heure de fin sera surement à revoir du coup, et mettons quelque chose au dos ?

nickel

Evènement Fb créé

https://www.facebook.com/events/1411711685715826/

Merci à tous les 2!!

@Vif: 
- horaire de fin 19h 
- si tu as la même police pour les 'genres' que les 'infos utiles' ca serait parfait
- je pense qu'un recto suffit
- tu penses pouvoir assurer environ combien de flyer A5 pour que je puisse compléter de mon côté?

@ Fdl: comptes sur moi pour faire passer l'info

Réflexion (oui ca m'arrive même si ca fait toujours mal à la tête) au sujet de l'orga du midi:

- Mazagar sera présent, donc je vais lui demander s'il peut apporter sa bête de barbec. Et je vous tiens au courant

- Est ce que vous souhaitez qu'on parte sur un investissement du club pour l'ensemble de nos besoins de la journée (salé, sucré, boissons + compléments type sacs poubelle, sopalin, ... -après état des lieux un peu avant-)

- Ou est ce qu'on part sur un investissement partiel de nos besoins, comme par exemple que la nourriture?

Je me propose de faire les courses avec Adra; Carrefour Market étant devenu notre ami et le partenaire fidèle de notre club 

J'apport les modifications et peux déposer la semaine prochaine au club du A4 A3 et des flyers.
Pour les flyers je peux en sortir au moins 70 couleurs, par contre pour les affiches donnez moi une quantité pour ne pas faire de trop.
Merci,

vu ce que l'on a en réserve un investissement partiel me parait suffisant. d’ailleurs c'est moi qui ai le chéquier.

Julien a écrit:

Réflexion (oui ca m'arrive même si ca fait toujours mal à la tête) au sujet de l'orga du midi:

- Mazagar sera présent, donc je vais lui demander s'il peut apporter sa bête de barbec. Et je vous tiens au courant

- Est ce que vous souhaitez qu'on parte sur un investissement du club pour l'ensemble de nos besoins de la journée (salé, sucré, boissons + compléments type sacs poubelle, sopalin, ... -après état des lieux un peu avant-)

- Ou est ce qu'on part sur un investissement partiel de nos besoins, comme par exemple que la nourriture?

Je me propose de faire les courses avec Adra; Carrefour Market étant devenu notre ami et le partenaire fidèle de notre club 

Maz' OK pour le BBQ. Il a juste besoin de charbon pour le midi

Adra, OK pour les courses avec moi le matin?
Sinon, quelqu'un d'autre?

Merci Aleister pour ta réponse, je prendrais que nourriture et boissons pour nous le midi en fonction du nombre de membres présents

Tit compte rendu du forum vu de mon côté:

- arrivée vers 10h sur le stand R&L avec le barda habituel
- installation avec Nonorc et Vif qui étaient déjà arrivés (eux). A noter qu'on avait 3 tables et en + bien placées dans la salle. La mairie ne s'était pas foutu de nous, vu que beaucoup d'assos n'avaient qu'une ou deux tables
- Thé, Cédric, puis Adrien et Maël nous ont rejoins

- entre 10h et 13h00 on a pu discuter avec une dizaine de visiteurs, leur présenter en quoi consistait notre asso et en les invitant à rejoindre notre JPO
- beaucoup de très jeunes comme d'habitude (6-10 ans)
- il n'y avait pas des masses de visiteurs en cette matinée (raison probable: la fête du sport l'après midi), heureusement que ca se passait dans la salle polyvalente, ca faisait ainsi moins vide

Nothing else

Julien a écrit:

Merci Aleister pour ta réponse, je prendrais que nourriture et boissons pour nous le midi en fonction du nombre de membres présents

Suite au mail de Fdl dans le post 'ravitaillement', je me propose de prendre également des couverts en même temps le samedi 21 au matin.
Ca vous convient?