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 JPO 2014 Organisation

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vifargent
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MessageSujet: JPO 2014 Organisation   Jeu 11 Sep 2014 - 9:22

J'espère que cela ne fait pas double post.
Pour l'orga, le planning des parties s'organise, pour ce qui concerne le repas, compte tenu du l'AGE juste avant j'imagine qu'il y aura une bouff entre membres.
Que fait-on ? le club prend en charge les boissons, et les gars le salé, les filles le sucré ? Un barcec' ?
Prévoit-on bouff uniquement le midi ou aussi le soir ?
Le club achète-t-il des "encas" pour l'après-midi ? genre cake...
On en arrivera à qui pourra faire les courses et quand ?
Le débat est ouvert Wink

Concernant les courses je ne taff pas le vendredi après-midi donc je peux m'en charger, en partie... faudra juste voir pour le règlement.
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vifargent
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MessageSujet: Re: JPO 2014 Organisation   Ven 12 Sep 2014 - 9:32

Salut à tous,
Neyrick je sais que tu es sur le coup, c'est plus pour des questions de coordinations et éventuellement de coup de main à filer ...
Comme nous sommes à une semaine de l'évènement, Pensez-vous qu'on aura des besoins particuliers en logistique ? tables, chaises... je sais que du matériel en rab doit être disponible dans la grande salle... ce sera à remander à la mairie ?
Pour les clefs de la salle ou la récupération du matos qui se charge de contacter la mairie ?
Si ça peut t'aider Neyrick je peux t'aider sur ce coup cet après-mid et vendredi prochain, le 20 je ne sais pas encore si je serai parmi vous...
A+


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Neyrick
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MessageSujet: Re: JPO 2014 Organisation   Ven 12 Sep 2014 - 10:23

Hello,

C'est ma dernière journée de taf avant congé, donc un peu le bordelou.... ça ira mieux à partir de demain !

désolé neyrick j'ai fait mauvaise manip' vif

Or donc, je pose tout d'abord ces pronostics:


•Météo pourrie (orages et averses annoncés)

•Peu voire pas du tout de visiteurs, vu le faible nombre d'accroches au carrefour des assos

•Peu de personnes présentes (là c'est beaucoup du doigt mouillé) au vu du peu de personnes ayant posté sur le forum



Je propose du coup le déroulement suivant:

Préparatifs

•Pas d'utilisation de la grande salle (Finalement on sait s'il y a mariage ou pas ? Je me suis levé trop tard aujourd'hui pour appeler la mairie  Embarassed )

•On essaye quand même d'avoir quelques tables de rab auprès de la mairie, pour les installer dehors s'il fait beau et s'il y a pas de mariage

•Une grande feuille (on a des bloc-notes pour présentations), attachée au niveau du portail pour orienter les visiteurs. Ca ne tiendra pas la pluie, mais a-t-on mieux ?  il me semble qu'on a des panneaux en bois rêves et légendes...


- 10h50: Les membres du CA préparent la salle du bas et s'installent

- 11h00: Le reste de l'asso commence à arriver tranquillement. Le temps que ça papote, que ça se claque la bise et s'envoie des "roooh ça fait longtemps", je prévois un début effectif de l'AG vers 11h20-11h30
- 13h: Fin de l'AG. Tout le monde s'active pour transformer la salle du bas en buffet froid (pas de barbecue, trop hasardeux). L'asso paye les boissons (parce que par habitude les gens amènent plus des plats et des gâteaux que des bouteilles). Pas de problème pour m'occuper des courses, je serai en congé.

- 14h: Début de la JPO, avec le déroulement suivant:

•pièce du bas: espace de sociabilisation/grignotage, accueil des arrivants (membres ou visiteurs)

•grande pièce du haut: parties de jdr, mode "premier arrivé premier servi"

•petite pièce du haut: doit TOUJOURS être disponible pour lancer une partie courte avec des visiteurs. On lance pas de partie avec uniquement des membres.

•En cas de besoin d'organiser d'autres parties (ou du plateau), ce serait cuisine ou dehors s'il fait beau (à moins qu'une grosse foule débarque, ça devrait se gérer facilement)

- vers 19h30: fin de la JPO. On finit les restes de bouffe et ceux qui veulent commandent à manger. On se répartit pour les parties du soir.

Qu'en pensez-vous ?

___________________________


Un bon concept de personnage n'a pas besoin d'être expliqué. Seulement d'être joué.
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QB
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MessageSujet: Re: JPO 2014 Organisation   Sam 13 Sep 2014 - 19:13

pour moi c'est nickel
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vifargent
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MessageSujet: Re: JPO 2014 Organisation   Sam 13 Sep 2014 - 19:23

Mes ch'tites remarques

Or donc, je pose tout d'abord ces pronostics:


•Météo pourrie (orages et averses annoncés)

•Peu voire pas du tout de visiteurs, vu le faible nombre d'accroches au carrefour des assos

•Peu de personnes présentes (là c'est beaucoup du doigt mouillé) au vu du peu de personnes ayant posté sur le forum



Je propose du coup le déroulement suivant:

Préparatifs

•Pas d'utilisation de la grande salle (Finalement on sait s'il y a mariage ou pas ? Je me suis levé trop tard aujourd'hui pour appeler la mairie  Embarassed )  je pense qu'il faut dans tous les cas utiliser cette salle, car la mairie a pris l'habitude de la réserver pour notre jpo, si on ne le fait pas la prochaine fois, il risque de ne pas nous la filer car il faut savoir que d'autres associations bataillent dur pour l'avoir, c'est une forme de reconnaissance quelque part le fait qu'il nous la prête. Autre cas de figure qui m'étonnerait s'ils nous l'ont réservé et pas filer à une autre assoc ou louer et qu'on ne donne pas signe de vie ça peut également être mal pris...

•On essaye quand même d'avoir quelques tables de rab auprès de la mairie, pour les installer dehors s'il fait beau et s'il y a pas de mariage  faudrait demander si dans la grande salle si il n 'y a pas déjà tout ça...

•Une grande feuille (on a des bloc-notes pour présentations), attachée au niveau du portail pour orienter les visiteurs. Ca ne tiendra pas la pluie, mais a-t-on mieux ?  il me semble qu'on a des panneaux en bois rêves et légendes...


- 10h50: Les membres du CA préparent la salle du bas et s'installent

- 11h00: Le reste de l'asso commence à arriver tranquillement. Le temps que ça papote, que ça se claque la bise et s'envoie des "roooh ça fait longtemps", je prévois un début effectif de l'AG vers 11h20-11h30
- 13h: Fin de l'AG. Tout le monde s'active pour transformer la salle du bas en buffet froid (pas de barbecue, trop hasardeux). L'asso paye les boissons (parce que par habitude les gens amènent plus des plats et des gâteaux que des bouteilles). Pas de problème pour m'occuper des courses, je serai en congé. si c'est vendredi après-midi tu peux compter sur moi
- 14h: Début de la JPO, avec le déroulement suivant:

•pièce du bas: espace de sociabilisation/grignotage, accueil des arrivants (membres ou visiteurs)

•grande pièce du haut: parties de jdr, mode "premier arrivé premier servi"

•petite pièce du haut: doit TOUJOURS être disponible pour lancer une partie courte avec des visiteurs. On lance pas de partie avec uniquement des membres.

•En cas de besoin d'organiser d'autres parties (ou du plateau), ce serait cuisine ou dehors s'il fait beau (à moins qu'une grosse foule débarque, ça devrait se gérer facilement) raison de plus pour garder la grande salle au moins pour les jeux en plus y a des trucs sympas en terme de logistique outre les tables, chaises... frigos, cafetières...


- vers 19h30: fin de la JPO. On finit les restes de bouffe et ceux qui veulent commandent à manger. On se répartit pour les parties du soir.

Qu'en pensez-vous ?
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MessageSujet: Re: JPO 2014 Organisation   Dim 14 Sep 2014 - 10:11

Bon,
Concernant la grande salle le problème est réglé je pense, elle est louée :
http://www.coupvray.fr/coupvray/menu_principal/coupvray_et_vous/location_des_salles
A vérifier tout de même...
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Fils de Lugh
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MessageSujet: Re: JPO 2014 Organisation   Dim 14 Sep 2014 - 16:18

Merci pour le renseignement Vif ! Mais pourquoi, ils ne m'ont pas parlé de ce planning quand j'ai demandé la semaine dernière.

Par contre, pour revenir sur la salle. Rien ne laisse à penser que la mairie nous l'a réservée pour cette année. Cela n'a pas été évoqué lors du forum des assos et on n'a pas eu de réunion à ce sujet depuis longtemps. Disons qu'avec le changement de municipalité, il y a quelques petites modifications dans le fonctionnement. A mon avis, on ne pourra pas compter dessus cette année (ce qui est pas non plus super grave vu l'acoustique assez déplorable de cette salle) et c'est pas idéal de la leur demander une semaine avant.

On peut se renseigner pour les tables car ça ne posera pas de soucis, je pense.


Sinon, le planning proposé par éric me va bien. Je ne bosse pas vendredi matin donc s'il y a besoin d'un coup de main ménage, je peux venir.

___________________________


"Les cons, ça ose tout, c'est même à ça qu'on les reconnait "

"Tout le monde est un génie mais si vous jugez un poisson sur ses capacités à grimper à un arbre, il passera sa vie à croire qu'il est stupide " Albert Einstein.
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Neyrick
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MessageSujet: Re: JPO 2014 Organisation   Mar 16 Sep 2014 - 15:27

J'ai appelé la mairie puis fait une demande par mail pour avoir 3-4 tables et une quinzaine de chaises.

Quelqu'un d'autre à un souvenir de panneaux de bois ? Ça ne me dit rien, mais ça prend peut-être la poussière chez quelqu'un ?

Si pas de contre-indication ce soir, je fais le post aux membres pour présenter le planning.

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