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 BBQ été 2015 - organisation

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QB
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MessageSujet: BBQ été 2015 - organisation   Lun 1 Juin 2015 - 14:02

En me basant sur la trame que j'ai proposée, voici ci dessous l'état de l'avancement :
  • appel à la présence des membres [en cours]
    • envoyer un post sur le forum au mieux 3 semaines avant la première date du fait des nombreuses absences possibles (mariages, vacances, etc.) Demander leur préférence culinaire au passage. [fait]
    • mettre le vote avec 4 à 5 dates possible en évitant celle du forum des assos [fait]
    • relancer les membres n'ayant pas voté par mp, une semaine avant la date butoir, voire même leur téléphoner si pas de réponse à 2 jours avant la date butoir.


pour la suite, on attend de voir quelle date est choisie:
 
Date butoir estimée : 14/06/2015
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QB
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MessageSujet: Re: BBQ été 2015 - organisation   Lun 8 Juin 2015 - 10:17

QB a écrit:
En me basant sur la trame que j'ai proposée, voici ci dessous l'état de l'avancement :

  • appel à la présence des membres [en cours]

    • envoyer un post sur le forum au mieux 3 semaines avant la première date du fait des nombreuses absences possibles (mariages, vacances, etc.) Demander leur préférence culinaire au passage. [fait]
    • mettre le vote avec 4 à 5 dates possible en évitant celle du forum des assos [fait]
    • relancer les membres n'ayant pas voté par mp, une semaine avant la date butoir, voire même leur téléphoner si pas de réponse à 2 jours avant la date butoir. [en cours]




  • Darkim avertie ce weekend afin qu'elle vienne indiquer ses disponibilités. [fait]
  • Message de rappel effectué dans Cour Intérieure avec récapitulatif des posts (disponibilités et préférence culinaire)[fait]
  • rappel par mp/tel d'ici mercredi. [prochainement]


PS :

  • Cyrielle, merci de poster et de demander à Aleister d'en faire autant stp.
  • Julien, une préférence culinaire ?
  • Nonorc, quelles sont exactement tes dispos ? Tes filles dispo aussi ? préférence culinaire ?
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vifargent
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MessageSujet: Re: BBQ été 2015 - organisation   Lun 8 Juin 2015 - 10:47

Bonjour,
J'arrive un peu à l'arrache pour prévenir que si besoin d'un coup de main pour le phoning ou la logistique n'hésitez pas, appelez moi de préférence sur mon portable Smile
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QB
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MessageSujet: Re: BBQ été 2015 - organisation   Lun 8 Juin 2015 - 11:17

mp envoyés aujourd'hui à :
- DooM
- Fqust
- Saraune2
- Emeraude (avec message pour Hawk inclus)
- Louicifair

modèle de message a écrit:
Salut ???,

A l'occasion, si tu peux nous indiquer tes dispos pour le BBQ 2015. Ci dessous le lien vers le post en question :

BBQ 2015

A bientôt !
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Julien
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MessageSujet: Re: BBQ été 2015 - organisation   Lun 8 Juin 2015 - 22:48

QB a écrit:

[*]Julien, une préférence culinaire ?

Tu souhaites savoir ce que je comptes apporter ou sur ce que je souhaites m'engloutir le jour J ?

___________________________


"[...] notre race humaine n'est qu'un incident trivial dans l'histoire de la création : l'humanité est peut être une erreur, une excroissance anormale, une maladie du système de la Nature."
Howard Phillips Lovecraft
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QB
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MessageSujet: Re: BBQ été 2015 - organisation   Mar 9 Juin 2015 - 0:33

Julien a écrit:
QB a écrit:

[*]Julien, une préférence culinaire ?


[*]

Tu souhaites savoir ce que je comptes apporter ou sur ce que je souhaites m'engloutir le jour J ?

la 2ème option.
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Julien
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MessageSujet: Re: BBQ été 2015 - organisation   Mar 9 Juin 2015 - 16:30

non pas de préférence, merci

___________________________


"[...] notre race humaine n'est qu'un incident trivial dans l'histoire de la création : l'humanité est peut être une erreur, une excroissance anormale, une maladie du système de la Nature."
Howard Phillips Lovecraft
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Cyaliaspitibou
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MessageSujet: Re: BBQ été 2015 - organisation   Jeu 11 Juin 2015 - 19:37

Message de rappel publié sur Facebook.
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MessageSujet: Re: BBQ été 2015 - organisation   Jeu 11 Juin 2015 - 19:42

QB a écrit:
En me basant sur la trame que j'ai proposée, voici ci dessous l'état de l'avancement :

  • appel à la présence des membres [en cours]

    • envoyer un post sur le forum au mieux 3 semaines avant la première date du fait des nombreuses absences possibles (mariages, vacances, etc.) Demander leur préférence culinaire au passage. [fait]
    • mettre le vote avec 4 à 5 dates possible en évitant celle du forum des assos [fait]
    • relancer les membres n'ayant pas voté par mp, une semaine avant la date butoir, voire même leur téléphoner si pas de réponse à 2 jours avant la date butoir. [en cours]
    • rappel via la page Facebook. [fait]



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MessageSujet: Re: BBQ été 2015 - organisation   Jeu 11 Juin 2015 - 19:58

Afin de ne pas faire de doublons et d'être sûrs d'avoir contacté tous les membres, voici un récapitulatif basé sur la liste des membres du club (via le groupe trouvé sur le forum). L'idée est de savoir qui a répondu ou non (peu importe la réponse) et si pas de réponse, si la personne a été contactée :

Ace : OK
Adramalech : contacté MP
Aleister : OK
amyl : OK
Aragorn : contacté MP
Azael
BlackCrow
Bruno : contacté
caroline
cherryblossomgirl77 : contacté MP
Chrome : OK
Cyaliaspitibou : OK
Cyclope : OK
Darkim: OK
Distrophia: OK
DooM : contacté
Drunken Octopus : OK
Eloso : OK
Emeraude : contacté
emorej : contacté MP
Fils de Lugh : OK
Foder : contacté MP
Fqust : contacté
frodon sacquet : contacté MP
Goldfish : OK
Goyhen : contacté MP
Hawkcormyr : contacté
Haylek : contacté MP
Jalina : contacté MP
Jovanka
Julien : OK
Kelyah : contacté MP
Legolas : contacté MP
Lilou : contacté
logan : OK
Louiscifair : OK
Madria : OK
Mazagar : OK
michael : contacté MP
mipou
Neyrick : contacté
Nico "Ptit Mulot"
NicoU
Nonorc : OK
oriklas : OK
Orneen : OK
Q'rby : OK
QB : OK
redgi : contacté MP
Rémy : OK
Saraune2 : contacté
Thanatoeil : contacté MP
Tof : contacté MP
Tsubaki : OK
Tyris
vifargent : OK
xanatis: contacté MP


Dernière édition par Cyaliaspitibou le Jeu 11 Juin 2015 - 20:10, édité 1 fois
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MessageSujet: Re: BBQ été 2015 - organisation   Jeu 11 Juin 2015 - 22:24

Cyaliaspitibou a écrit:
Afin de ne pas faire de doublons et d'être sûrs d'avoir contacté tous les membres, voici un récapitulatif basé sur la liste des membres du club (via le groupe trouvé sur le forum). L'idée est de savoir qui a répondu ou non (peu importe la réponse) et si pas de réponse, si la personne a été contactée :

Azael : (c'est Stephen, le compagnon de Madria, je pense donc qu'elle a du lui faire part du bbq.)
BlackCrow : mp envoyé
caroline : ? je vois avec Vif s'il peut lui envoyer un sms, ça ira peut-être plus vite
DooM : mp envoyé je lui envois un sms car il n'a toujours pas lu son mp
Emeraude : mp envoyé
Fqust : cf Blackcrow
Hawkcormyr : (cf mp d'Emeraude)
Jovanka : mp envoyé
mipou : ? je vois avec Vif s'il peut lui envoyer un sms, ça ira peut-être plus vite
Nico "Ptit Mulot" : sms envoyé
NicoU : mp envoyé
Tyris : je lui envois un sms
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MessageSujet: Re: BBQ été 2015 - organisation   Ven 12 Juin 2015 - 9:27

(cf post de Cyaliaspitibou) Afin de ne pas faire de doublons et d'être sûrs d'avoir contacté tous les membres, voici un récapitulatif basé sur la liste des membres du club (via le groupe trouvé sur le forum). L'idée est de savoir qui a répondu ou non (peu importe la réponse) et si pas de réponse, si la personne a été contactée :

Spoiler:
 

ci dessous les dates de présences recensées sur le post dans la CI :
Spoiler:
 

et ci dessous les préférences culinaires. J'indique comme omnivore ceux n'ayant rien précisé.
Spoiler:
 

Arrivant à deux jours de la date butoir, je lance le phoning. J'appelle ce soir : Fqust, Hawk & Emeraude, Jalina, Goyhen, Redgi et Saraune2. Si certains d'entre vous peuvent appeler les autres. Merci
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MessageSujet: Re: BBQ été 2015 - organisation   Lun 15 Juin 2015 - 0:12

ci dessous les dates de présences recensées sur le post dans la CI :
Spoiler:
 

et ci dessous les préférences culinaires. J'indique comme omnivore ceux n'ayant rien précisé.
Spoiler:
 
Au vu des votes, la date du 4/07 permet d'avoir le plus de personnes présentes. Qui veut se charger de l'annoncer ? (si personne, je peux le faire dès demain soir)

Voici le bilan de l'avancement du projet :
choix de la date:
 

  • préparation du jour J
    • lancer un post en récapitulant la date et listant les présences à J-14 [à faire]
    • répartir les apports culinaires en fonction des présents [à faire]
    • proposer aux présents d'indiquer s'ils peuvent venir filer un coup de main à la mise en place (voire stocker les vivres) [à faire]
    • leur demander d'indiquer quelle(s) activité(s)/jeu(x) ils peuvent ramener pour agrémenter la journée et/ou la soirée. [à faire]
    • checker les produits de premières nécessités manquantes ou risquant de l'être (PQ, sopalin, serviettes, produits ménagers, couverts en plastiques, etc.) [à faire]
    • s'organiser avec le trésorier/CA pour aller faire les courses entre J-7 et J-1 (selon les capacités des personnes susceptibles de pouvoir stocker les produits frais.) [à faire]

  • mettre en place la journée en fin de matinée et préparer l'accueil
[/list]
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vifargent
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MessageSujet: Re: BBQ été 2015 - organisation   Lun 15 Juin 2015 - 10:12

Hello !
Je n'arrive pas à éditer ton message cyl'
Donc pour complément :
Jeunes rôlistes : Arthur (alias thundercrow), sauron, légolas, laurine, xanatis et baptiste : contactés par sms. Baptiste, xanatis et Arthur seraient dispos le 4 juillet, pas de nouvelles des autres je les relance dans la semaine. Pour les autres jeunes, je laisse Rémy et Nonorc poster Wink
Caro et mike via Facebook : tendu en raison de leur départ en vacances si c'est le 4 juillet mais font le max pour être présent.
Mipou et emorej : sms mais pas de retour.
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MessageSujet: Re: BBQ été 2015 - organisation   Lun 15 Juin 2015 - 20:50

Voici le bilan de l'avancement du projet :
choix de la date:
 

  • préparation du jour J
    • lancer un post en récapitulant la date et listant les présences à J-14 [fait] - récap des présent mis en ordre alphabétique.
    • répartir les apports culinaires en fonction des présents [à faire]
    • proposer aux présents d'indiquer s'ils peuvent venir filer un coup de main à la mise en place (voire stocker les vivres) [à faire]
    • leur demander d'indiquer quelle(s) activité(s)/jeu(x) ils peuvent ramener pour agrémenter la journée et/ou la soirée. [à faire]
    • checker les produits de premières nécessités manquantes ou risquant de l'être (PQ, sopalin, serviettes, produits ménagers, couverts en plastiques, etc.) [à faire]
    • s'organiser avec le trésorier/CA pour aller faire les courses entre J-7 et J-1 (selon les capacités des personnes susceptibles de pouvoir stocker les produits frais.) [à faire]

  • mettre en place la journée en fin de matinée et préparer l'accueil
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MessageSujet: Re: BBQ été 2015 - organisation   Lun 15 Juin 2015 - 20:53

QB a écrit:
Voici le bilan de l'avancement du projet :
choix de la date:
 


  • préparation du jour J

    • lancer un post en récapitulant la date et listant les présences à J-14 [fait] - récap des présent mis en ordre alphabétique.
    • mettre l’événement sur la planificateur [fait]
    • répartir les apports culinaires en fonction des présents [à faire]
    • proposer aux présents d'indiquer s'ils peuvent venir filer un coup de main à la mise en place (voire stocker les vivres) [à faire]
    • leur demander d'indiquer quelle(s) activité(s)/jeu(x) ils peuvent ramener pour agrémenter la journée et/ou la soirée. [à faire]
    • checker les produits de premières nécessités manquantes ou risquant de l'être (PQ, sopalin, serviettes, produits ménagers, couverts en plastiques, etc.) [à faire]
    • s'organiser avec le trésorier/CA pour aller faire les courses entre J-7 et J-1 (selon les capacités des personnes susceptibles de pouvoir stocker les produits frais.) [à faire]


  • mettre en place la journée en fin de matinée et préparer l'accueil

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MessageSujet: Re: BBQ été 2015 - organisation   Dim 28 Juin 2015 - 20:55

Cyaliaspitibou a écrit:
Voici le bilan de l'avancement du projet :
choix de la date:
 


  • préparation du jour J

    • lancer un post en récapitulant la date et listant les présences à J-14 [fait] - récap des présent mis en ordre alphabétique.
    • mettre l’événement sur la planificateur [fait]
    • répartir les apports culinaires en fonction des présents [fait]
    • proposer aux présents d'indiquer s'ils peuvent venir filer un coup de main à la mise en place (voire stocker les vivres) [à faire]
    • leur demander d'indiquer quelle(s) activité(s)/jeu(x) ils peuvent ramener pour agrémenter la journée et/ou la soirée. [fait]
    • checker les produits de premières nécessités manquantes ou risquant de l'être (PQ, sopalin, serviettes, produits ménagers, couverts en plastiques, etc.) [à faire]
    • s'organiser avec le trésorier/CA pour aller faire les courses entre J-7 et J-1 (selon les capacités des personnes susceptibles de pouvoir stocker les produits frais.) [à faire]


  • mettre en place la journée en fin de matinée et préparer l'accueil


Actuellement, l'organisation avance bien. Pour les prochains points, voici ce que je propose :
- Je contacte d'ici les deux prochains jours, l'ensemble des membres présents pour la journée afin de savoir lesquels peuvent filer un coup de main pour la mise en place de la journée (récupération du barbecue, nettoyage des salles,...) et pour le stockage des vivres.
- A propos de ce dernier point, Tyris, peux-tu te renseigner pour nous indiquer les quantités estimées lors des précédents bbq afin de déterminer celles que nous aurons besoin pour le 04/07.
- Par ailleurs, Cyaliaspitibou, Julien et Tyris, merci de voir avec le reste du CA quels frais seront pris en charge par l'asso.
- Enfin, Tyris, de mémoire tu es le trésorier, quand disposes-tu de temps pour aller avec moi chercher les victuailles ?
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MessageSujet: Re: BBQ été 2015 - organisation   Mar 30 Juin 2015 - 8:50

Suite au rappel de FdL, j'ai envoyé un message à Rémy afin de confirmer s'il y avait bien un mariage de prévu le 4/07. En effet, en jetant un œil sur le planning de location de salle, celle de la ferme est réservée à un particulier ce weekend.

Concernant l'organisation du jour J et J-1, j'ai eu la réponse de deux autres membres du CA (Vif et FdL), le premier peut nous aider pour la mise en place et le stockage, le deuxième pour les courses. Cela donne :
- pour les courses : Cyaliaspitibou (?) - FdL - QB (groupe "stock" suffisant ?)
- pour le stockage : Cyaliaspitibou/Aleister - Vif (groupe "stock" suffisant ?)
- pour la mise en place : QB - Vif (encore 1 à 2 personnes et se serais parfait)
- pour l'organisation le jour J : QB - ...

PS : je vois avec les anciens membres du CA pour savoir à qui appartenait le bbq que l'on a utilisé les années précédentes (Maz' étant absent).
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MessageSujet: Re: BBQ été 2015 - organisation   Mar 30 Juin 2015 - 9:22

hello.  Je ne vois pas à quel rappel de Fdl tu fais référence QB. .. et je ne vois pas non plus de quel planning de salle est ce que tu parles... ça serait top de partager les informations sous forme de post it par exemple pour chacun y ait accès.

Comme expliqué hier par texte,  j'irais faire le point dun matériel manquant un soir cette semaine et plus précisément vendredi soir (pas d'autres disponibilités) et donc j'irai faire les courses dans la foulée (Sauf si quelqu'un s'en charge avant, dans ce cas, merci de prévenir)
Tyris, peux tu nous confirmer le budget qu'a le CA Stp?

Concernant l'organisation de samedi, je serais là pour aider, nettoyer, préparer et organiser.je ne comprends pas la différence entre la mise en place et l'organisation ... c'est la même chose non ?

Je peux stocker des choses dans mon frigo, sachant qu'à mon avis les achats se limiteront à de la viande, puisque le reste sera amené par les membres.

Qb on peut diviser la liste des membres à contacter entre nous si ça t'arrange.
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logan
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MessageSujet: Re: BBQ été 2015 - organisation   Mar 30 Juin 2015 - 10:18

pour ma part, je peut être dispo à partir de 10h30 - 11h pour la mise en place, et je peut faire un peu de place pour 2 ou 3 chose dans mon frigo.
d'ailleurs, quand on parle de ramener des choses (je suis dans le salé), il s'agit de choses annexes à la viande, salade de riz, chips et autres, faut-il prévoir des sauces, et pour la bouffe au scénars, rebelote, ou on fera avec les restes ?
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MessageSujet: Re: BBQ été 2015 - organisation   Mar 30 Juin 2015 - 12:16

@Cyaliaspitibou

QB a écrit:
Désolé, me suis mal exprimé Embarassed :
- FdL m'a laissé un message sur mon répondeur, me rappelant de jeter un oeil sur le planning de la location de salle de la mairie de Coupvray.
- Sur leur site, on peut lire que la salle de la ferme a été réquisitionnée par un particulier. J'ai donc demandé à Rémy de se renseigner auprès de la mairie afin de savoir s'il s'agit d'un mariage et si c'est le cas, savoir si cela va gêner que nous fassions un bbq au même moment...

- pour les courses, bah je suis disponible jeudi soir voire vendredi en aprem. FdL n'est pas sûr d'être dispo. Je vous appelles tous deux ce soir afin de voir comment on s'organise. (FdL étant le vice-trésorier, ce serait plus simple qu'il soit avec nous - Tyris étant en Vendée jusqu'à samedi)

- la différence entre mise en place et organisation : la première consiste à préparer/nettoyer les tables ainsi que les pièces du local. La seconde à être GO lors de l'événement. Plus clair Question

- pour la liste des membres à contacter, en premier lieu il y a Nonorc pour le bbq (le matériel). Ensuite, tous les autres (sauf : Tyris, FdL, Logan, Vif, car m'ayant déjà répondu) donc oui, si tu veux bien m'aider, je suis pas contre. On divise la liste en deux, je prends le début de l'aphabet et toi la suite ?

- pour la liste des courses, je te confirme ce que j'ai checké lors de l'avant-dernier weekend :
* couverts en plastique : suffisant
* assiettes en cartons/plastique : suffisant
* produits ménagers : suffisant
* sacs poubelles : limite (un paquet devrait suffire)
* sucre en morceaux : manquant(si vous avez acheté qu'une boîte, une deuxième serait pas du luxe)
* savons pour les mains : limite
* sopalin : manquant
* pq : suffisant

@Logan

QB a écrit:
- En effet, salé = autre que la viande (exemple : chips, cake aux olives, tourte de patates Colin, ...)

- Oui, je conseille que ceux qui s'occupe du salé, pensent au sauces.

- Oui, pour le soir on s'fait les restes.

- on se dira 11h-11h30 pour être à l'asso pour la mise en place, les gens n'arrivant qu'à partir de 13h environ...
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MessageSujet: Re: BBQ été 2015 - organisation   Mar 30 Juin 2015 - 19:29

- pour la liste des courses, je te confirme ce que j'ai checké lors de l'avant-dernier weekend :

QB a écrit:
* couverts en plastique : suffisant
* assiettes en cartons/plastique : suffisant
* produits ménagers : suffisant
* pq : suffisant

* sacs poubelles : limite (un paquet devrait suffire)
* sucre en morceaux : manquant(si vous avez acheté qu'une boîte, une deuxième serait pas du luxe)
* savons pour les mains : limite
* sopalin : manquant

+ course du jour J
* baguettes (à acheter le jour J) (merci Cy. du rappel Wink  )
* merguez + chipo (2m + 1c par personne en moyenne devrait être bien, corrigez moi si j'ai tord)
* pack d'eau (4 devrait faire l'affaire) (bonne idée FdL)
* charbon (merci Cy. et Nonorc)
* et un concombre + qq tomates pour agrémenter les casses-dalles

Je mets ci dessous le récap' de notre discussion pour l'organisation du jour J :
- j'ai laissé un message à Rémy sur son tel pour qu'il voit avec la mairie pour le prêt de barnum (si location, voir le prix pour en discuter au CA)

- Avec FdL on a convenu de se rejoindre du côté de Lagny/coupvray vers 16h pour faire les courses. Logan et Cyaliaspitibou sont disponibles pour nous aider/stocker à partir de, respectivement : 17h et 17h30 environ. S'il reste des trucs à stocker, Vif peut les prendre après sa partie du soir.

- Cy. s'occupe de voir avec Nonorc ou Maz' pour récupérer un bbq. Quitte à ce qu'on ait à aller les chercher vendredi.

- Je post de suite un message sur la C.I. pour quelques personnes acceptent de ramener quelques sauces (ketchup, moutarde, barbecue et mayo). Pour les spéciales, c'est selon chacun.


Dernière édition par QB le Mar 30 Juin 2015 - 19:33, édité 1 fois
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MessageSujet: Re: BBQ été 2015 - organisation   Mar 30 Juin 2015 - 19:31

Barbecue réquisitionné grâce à la précieuse aide de Nonorc !
Rendez-vous samedi matin à 11h, à l'asso, pour le récupérer, le nettoyer et commencer à le faire chauffer.
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MessageSujet: Re: BBQ été 2015 - organisation   Mar 30 Juin 2015 - 19:38

Warning : pour le pain , Eloso ramène 8 baguettes !!!!!! Donc n'en prenez qu'une ou deux en rab !
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MessageSujet: Re: BBQ été 2015 - organisation   Mar 30 Juin 2015 - 19:42

Cyaliaspitibou a écrit:
Warning : pour le pain , Eloso ramène 8 baguettes !!!!!! Donc n'en prenez qu'une ou deux en rab !
vu
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