BBQ été 2015 - organisation

Pour le BBQ, si vous voulez je prête le mien, depuis le temps que je voulais le tester ^^.

Avantage, BBQ a gaz, facilement nettoyable et il est assez grand..

Désavantage, faut que nonorc me file un coup de main pour le transporter, je pense pas qu'il rentre dans ma bagnole...

je n'ai pas de préférence en terme de choix de barbecue ( ceci va au delà de mes compétences féminines,  oserais je dire)  La seule chose est qu'il faut se synchroniser avec Nonorc, histoire de ne pas avoir deux barbecues ou aucun le jour j ;-). Chrome tu gères avec  Nonorc ?

Le BBQ "habituel" est ou en ce moment précis?

J'ai appelé Nonorc et il a eu les clés (cet après midi) pour récupérer le barbecue qui est dans les locaux de l'association. L'idée est de se rejoindre à l'association à samedi satin pour le nettoyer et le préparer. N'hésites pas à appeler Nonorc si besoin.

Ok ça marche, dans ce cas effectivement je l'appelle.

Bjr, ai eu un contact téléphonique avec madame Jacob:
pas de barnums loué par la marie
il y a mariage donc cours du château pas dispo mais elle étudie notre demande d'avoir la grange aux dîmes (parking rénové a gauche du club). Elle me rappelle pour confirmer.
en cas de refus on bougera chez moi.

pas dispo cet après-midi mais je vous reviens ce soir ou demain.

OK merci Remy pour le plan B ... si j'avais su que ce planning existait avant et que ça nous bloquerait la journée, on aurait fait ça sur une autre date... je suis un peu deg là. ..... de souvenir, il ne me semblait pas que le fait qu'il y ait un mariage, nous bloqué au niveau du barbecue....
Chrome, qu'est ce que Nonorc et toi avez décidé pour le barbecue ? (Sachant que si on ne peut pas faire le barbecue au club, ton barbecue est la meilleure option)

Pour moi bbq le midi et mariage le soir c'est compatible. On fera gaffe de concentrer les voitures à gauche de la cour, le bbq devant le club avec des tables autour, je suis certain que ça passe nickel

C'est l'odeur de Merguez pendant le banquet de mariage qui le fera moins...

J’ai rappelé Mme Jacob et j’ai son accord oral pour l’utilisation de la grange aux dimes

http://www.coupvray.fr/coupvray/menu_principal/decouvrir_coupvray/l_espace_des_rohan/la_grande_ferme__dite_ferme_du_chateau

Par contre on va recevoir un courrier officiel (sur la bal du club) pour nous demander de prendre soin du lieu (et toute une liste de recommandations) et surtout de ne pas tacher le bitume car c’est tout neuf (pas come sur le lien ci-dessus). Bref il faudra éviter de laisser des traces noires sur le bitume mais à part ça on a l‘accès. Je vous collerai le mail dans la section dès que nous l’aurons reçu.

Excellente nouvelle !!    Merci BEAUCOUP de ton aide Remy.
Ce soir je mettrai le lien du calendrier de la mairie à disposition sur le forum, pour que tout le monde y ait accès et qu'on évite les mauvaises surprises à la dernière minute.
Chrome,  Nonorc, ça donne quoi pour le barbecue : on prend celui qui est dans les locaux ou le tout beau tout neuf de Chrome ?

Personnellement, je préférerai autant que Rémy ramène son tout petit barbecue avec son sèche-cheveux : après tout, ça fait partie de la mythologie de R&L

Remy ramène son sèche cheveux et on lui fera sécher mon BBQ a gaz....

Non blague à part, c'est vu avec Nonorc, il passe samedi matin chercher mon BBQ et on fera un mix avec le mien et un petit à charbon (pour que Remy puisse le "sécher" comme on dit dans le jargon).

P.S: cool pour le petit coin derrière, je suis d'avis que l'on s'y sentira encore mieux que dans la cour

Confirmation écrite reçue sur la bal R&L.
rien de nouveau à ce que j'avais annoncé.
l'avantage du bbq à gaz c'est qu'on limite le risque de traces de charbon sur le bitume!

Bon, je termine quelques petits trucs annexe puis je planche sur le bilan de cette journée. Ceci afin de mettre un mode d'emploi/procédure pour ceux/celles qui se lanceront dans l'organisation d'un tel événement à l'avenir. Je rassure ceux pour qui le mot "procédure" pique, je veillerai à faire dans le succinct.

Suite au message de chrome sur le nettoyage je pense que se limiter aux 2 barbecues charbons est une bonnre idée car facile

C'est noté ! Me porte volontaire pour aider QB.

Bon il est temps de remuer la cendre et voir les cadavres qui y ont été cachés idées qui en ressortent :

Comme indiqué plus haut, la suite de cette discussion n'aura que pour seul et unique horizon, de déblayer la marche à suivre pour mettre en place cette journée (et d'autres à l'occasion). Oui, j't'ai entendu le gars du fonds avec ta cigarette électronique ! Oui ce sera une "procédure". Sois bon rôliste, écoute le meujeuh, accepte cet euphémisme.

Bref : je vous propose de mettre à la suite de cette phrase, les éléments qui ont été, semble-t-il, nécessaire ou qui pourrait avoir un intérêt à être mieux organisé (vous pouvez barrer mes propositions mais merci d'argumenter) :

EN AMONT :
- présenter plusieurs dates (2 c'est peu, 4 c'est mieux. Surtout aux abords de la fin juin et des grandes vacances)
- ne pas hésiter à rappeler les grands anciens (et les jeunes cultistes aussi ^^)
- vérifier auprès de la mairie la faisabilité et surtout l'emplacement que nous pouvons employer pour le bbq
- vérifier les moyens mis à notre disposition (serviette, eau, sopalin, produits ménagers, café, sucres, etc.)
- vérifier auprès du trésorier et du CA quels parts peuvent être acquittées par l'asso (viandes, charbon, ...)
- vérifier que l'on dispose bien d'un bbq (ça paraît couler de soi, mais dans l'agitation de l'orga...)
-
-

LE JOUR J :
- vous avez lancé l'orga et donc ce "projet", soyez donc prêt à vous péter la cheville, à passer pour le guignol de service, à perdre à tous les jeux proposés, bref soyez un GO. Après tout, vous avez rué dans les brancards pour son organisation en amont, continuer le jour J...
-
-
-

Hello QB, merci beaucoup !

Je me permets de compléter/modifier un ti peu la procédure  

EN AMONT :
1) Identifier plusieurs dates possibles pour l’événement : 2 c'est peu, 4 c'est mieux. Surtout aux abords de la fin juin et des grandes vacances.
TIMING : 6 semaines avant la date approximative
ATTENTION, pour cela il faut prendre en compte :
a) Le calendrier de la mairie : cela permet de savoir si un autre événement est prévu à la ferme du château. Il est disponible via le lien en post-it dans la chambre du conseil. C'est également le moment de prendre contact avec la mairie pour prévenir de la possibilité de l’événement et ainsi prévoir l'emplacement que nous pouvons employer pour le barbecue (cour de la ferme du château ou grange au dîmes par exemple).
b) Se synchroniser avec les autres événements prévus au club pour éviter une surcharge événementielle (contacter les différents responsables de pôles)

2) Créer un sondage sur le forum qui présente les différentes dates.
TIMING : 6 semaines avant la date approximative
Pour cela
- ne pas hésiter à rappeler les grands anciens et les jeunes cultistes aussi ^^. LISTE ???
- Synchroniser la communication sur les différents supports :
   a) placer un commentaire (partie en statut non validé) dans le planificateur de partie
   b) publier un message sur le compte Facebook de R&L, contenant le lien vers le forum
- laisser un délai suffisant de réponse au sondage : idéalement 3 semaines.

3) Pendant la durée du sondage :
- ne pas hésiter à relancer les gens par MP puis si pas de réponse, par téléphone.

4) Une fois le sondage clôturé, décider de la date finale.
- Synchroniser la communication sur les différents supports :
  a) créer un post sur le forum pour confirmer la date. Diviser la liste des participants en 4 catégories égales : boissons, salades, viande, sucré.
  b) placer un commentaire dans le planificateur de partie : partie validée
  c) publier un message sur le compte Facebook de R&L, contenant le lien vers le forum.

5) Inventaire + courses : 1 semaine avant la date choisie
a) vérifier que l'on dispose bien d'un barbecue (ça paraît couler de soi, mais dans l'agitation de l'orga...)
b) vérifier les moyens mis à notre disposition (serviettes, assiettes, couverts, eau, sopalin, produits ménagers, café, sucres, allume feu, charbon, sacs poubelle etc.)
c) vérifier auprès du trésorier et du CA, quelle partie des victuailles peut prendre en charge l'association ?
d) faire les courses en conséquence

LE JOUR J :
Vous avez lancé l'orga et donc ce "projet" : soyez donc prêt à vous péter la cheville, à passer pour le guignol de service, à perdre à tous les jeux proposés, bref soyez un GO. Après tout, vous avez rué dans les brancards pour son organisation en amont, continuez le jour J... Voilà quelques conseils
- Veillez à ce que les préposés à la cuisson ne soient pas toujours les mêmes : un roulement est appréciable pour ce genre de corvée.
- Prévoyez un temps, juste après le dessert, pour organiser un jeu populaire et fédérateur ( ex loup garou)
- Accessoires utiles : parasol
-[/quote]

Question : Serait-il possible d'avoir une liste, une fois pour toutes, de ces "fameux grands anciens" ? Autant mettre une liste réellement complète qui serve à tous...

Je m'arrête là pour ce soir, je continuerai après.

J'aime bien ce suje et ça avance bien et c'est propre. Quand vous aurez validé ça; il faudra le mettre en post it dans votre alcove.
Petit point que je rajouterais: demander au chargé des relations mairie, coordinateur de l'Alcove 3 de demander la salle à la mairie.

MODIFICATIONS FAITES le 3 Août 2015. Procédure terminée. En attente de relecture !

EN AMONT :
1) Identifier plusieurs dates possibles pour l’événement : 2 c'est peu, 4 c'est mieux. Surtout aux abords de la fin juin et des grandes vacances.
TIMING : 6 semaines avant la date approximative
ATTENTION, pour cela il faut prendre en compte :
a) Le calendrier de la mairie : cela permet de savoir si un autre événement est prévu à la ferme du château. Il est disponible via le lien en post-it dans la chambre du conseil. C'est également le moment de prendre contact avec la mairie pour prévenir de la possibilité de l’événement et ainsi prévoir l'emplacement que nous pouvons employer pour le barbecue (cour de la ferme du château ou grange au dîmes par exemple). Pour cela, demander au chargé des relations mairie, coordinateur de l'Alcove 3 de demander la salle à la mairie.

b) Se synchroniser avec les autres événements prévus au club pour éviter une surcharge événementielle (contacter les différents responsables de pôles)

2) Créer un sondage sur le forum qui présente les différentes dates.
TIMING : 6 semaines avant la date approximative
Pour cela
- ne pas hésiter à rappeler les grands anciens et les jeunes cultistes aussi ^^. LISTE ???
- Synchroniser la communication sur les différents supports :
   a) placer un commentaire (partie en statut non validé) dans le planificateur de partie
   b) publier un message sur le compte Facebook de R&L, contenant le lien vers le forum
- laisser un délai suffisant de réponse au sondage : idéalement 3 semaines.

3) Pendant la durée du sondage :
- ne pas hésiter à relancer les gens par MP puis si pas de réponse, par téléphone.

4) Une fois le sondage clôturé, décider de la date finale.
- Synchroniser la communication sur les différents supports :
  a) créer un post sur le forum pour confirmer la date. Diviser la liste des participants en 4 catégories égales : boissons, salades, viande, sucré.
  b) placer un commentaire dans le planificateur de partie : partie validée
  c) publier un message sur le compte Facebook de R&L, contenant le lien vers le forum.

5) Inventaire + courses : 1 semaine avant la date choisie
 a) vérifier que l'on dispose bien d'un barbecue (ça paraît couler de soi, mais dans l'agitation de l'orga...)
 b) vérifier les moyens mis à notre disposition (serviettes, assiettes, couverts, eau, sopalin, produits ménagers, café, sucres, allume feu, charbon, sacs poubelle etc.)
 c) vérifier auprès du trésorier et du CA, quelle partie des victuailles peut prendre en charge l'association ?
 d) faire les courses en conséquence et stocker le tout dans le frigos de l'asso ou chez des membres bienfaiteurs.

LE JOUR J :
Vous avez lancé l'orga et donc ce "projet" : soyez donc prêt à vous péter la cheville, à passer pour le guignol de service, à perdre à tous les jeux proposés, bref soyez un GO. Après tout, vous avez rué dans les brancards pour son organisation en amont, continuez le jour J... Voilà quelques conseils
- Veillez à ce que les préposés à la cuisson ne soient pas toujours les mêmes : un roulement est appréciable pour ce genre de corvée.
- Prévoyez un temps, juste après le dessert, pour organiser un jeu populaire et fédérateur ( ex loup garou)
- Accessoires utiles : parasol
-[/quote]

Question : Serait-il possible d'avoir une liste, une fois pour toutes, de ces "fameux grands anciens" ? Autant mettre une liste réellement complète qui serve à tous...

[/quote]

Procédure terminée et corrigée (selon commentaires QB) - 17/01/2016

EN AMONT :
1) Identifier plusieurs dates possibles pour l’événement : 2 c'est peu, 4 c'est mieux. Surtout aux abords de la fin juin et des grandes vacances.
TIMING : 6 semaines avant la date approximative
ATTENTION, pour cela il faut prendre en compte :
   a) Le calendrier de la mairie : cela permet de savoir si un autre événement est prévu à la ferme du château. Il est disponible via le lien en post-it dans la chambre du conseil. C'est également le moment de prendre contact avec la mairie pour prévenir de la possibilité de l’événement et ainsi prévoir l'emplacement que nous pouvons employer pour le barbecue (cour de la ferme du château ou grange au dîmes par exemple). Pour cela, demander au chargé des relations mairie, coordinateur de l'Alcove 3 de demander la salle à la mairie.

   b) Se synchroniser avec les autres événements prévus au club pour éviter une surcharge événementielle (contacter les différents responsables de pôles)

2) Créer un sondage sur le forum qui présente les différentes dates.
TIMING : 6 semaines avant la date approximative
Pour cela
- ne pas hésiter à rappeler les grands anciens et les jeunes cultistes aussi ^^. (cf: liste des membres à jour de leur cotisation, disponible auprès du Trésorier)
- Synchroniser la communication sur les différents supports :
     a) placer un commentaire (partie en statut non validé) dans le planificateur de partie
     b) publier un message sur le compte Facebook de R&L, contenant le lien vers le forum
- laisser un délai suffisant de réponse au sondage : idéalement 3 semaines.

3) Pendant la durée du sondage :
- ne pas hésiter à relancer les gens par MP puis si pas de réponse, par téléphone.

4) Une fois le sondage clôturé, décider de la date finale.
- Synchroniser la communication sur les différents supports :
   a) créer un post sur le forum pour confirmer la date. Diviser la liste des participants en 4 catégories égales : boissons, salades, viande, sucré.
    b) placer un commentaire dans le planificateur de partie : partie validée
    c) publier un message sur le compte Facebook de R&L, contenant le lien vers le forum.
TIMING : idéalement 2 semaines avant les dates rapportant le plus de vote

5) Inventaire + courses : 1 semaine avant la date choisie
    a) vérifier que l'on dispose bien d'un barbecue (ça paraît couler de soi, mais dans l'agitation de l'orga...)
    b) vérifier les moyens mis à notre disposition (serviettes, assiettes, couverts, eau, sopalin, produits ménagers, café, sucres, allume feu, charbon, sacs poubelle etc.)
    c) vérifier auprès du trésorier et du CA, quelle partie des victuailles peut prendre en charge l'association ?
     d) faire les courses en conséquence et stocker le tout dans le frigos de l'asso ou chez des membres bienfaiteurs.
TIMING : 1 semaine avant la date déterminée

LE JOUR J :
Vous avez lancé l'orga et donc ce "projet" : soyez donc prêt à vous péter la cheville, à passer pour le guignol de service, à perdre à tous les jeux proposés, bref soyez un GO. Après tout, vous avez rué dans les brancards pour son organisation en amont, continuez le jour J...

Voilà quelques conseils à adapter en fonction de l'évènement:

- Parmi les personnes qui se seront portées volontaires pour vous aider dans l'organisation, demandez leur si l'un d'eux accepte d'être intronisé "Rôtisseur". Veillez néanmoins à effectuer une alternance entre le repas du midi et du soir, surtout pour l’événement annuel qu'est le Barbecue.
- Prévoyez un temps, juste après le dessert, pour organiser un jeu populaire et fédérateur (ex loup garou)
- Accessoires utiles : parasol

EN AMONT :

1) Identifier plusieurs dates possibles pour l’événement :

2 c'est peu, 4 c'est mieux. Surtout aux abords de la fin juin et des grandes vacances.
TIMING : 6 semaines avant la date approximative

2) Créer un sondage sur le forum qui présente les différentes dates et surveiller son avancement.:

TIMING : 6 semaines avant la date approximative

3) Une fois le sondage clôturé, décider de la date finale.:

TIMING : idéalement 2 semaines avant les dates rapportant le plus de vote

4) Inventaire + courses :

TIMING : 1 semaine avant la date déterminée

LE JOUR J :
Vous avez lancé l'orga et donc ce "projet" : soyez donc prêt à vous péter la cheville, à passer pour le guignol de service, à perdre à tous les jeux proposés, bref soyez un GO. Après tout, vous avez rué dans les brancards pour son organisation en amont, continuez le jour J... Voilà quelques conseils :

- Veillez à ce que les préposés à la cuisson ne soient pas toujours les mêmes : un roulement est appréciable pour ce genre de corvée. Parmi les personnes qui se seront portés volontaires pour vous aider dans l'organisation, demandez leur si l'un d'eux accepte d'être intronisé "Rôtisseurs". Veillez néanmoins à effectuer une alternance entre le repas du midi et du soir.
- Prévoyez un temps, juste après le dessert, pour organiser un jeu populaire et fédérateur ( ex loup garou)
- Accessoires utiles : parasol

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* Pour ma part, voici ma définition :
- Grands Anciens = membres d'âge mûr n'ayant peu ou pas de présence sur le forum
- Jeunes cultistes = membres ayant moins de 25ans et n'ayant peu ou pas de présence sur le forum

Ainsi, ces termes ne dépendent que de la liste des membres à jour de leur cotisation lors de la préparation de l'événement et rien de plus.