[2016 - Projet 4] JPO du parc du château - samedi 30 avril

La municipalité de Coupvray organise une JPO dans le parc du château le dimanche 1er mai et souhaite y faire participer les associations de la ville.

Nous avons reçu le message récemment le message suivant:

"Madame, Monsieur,
Désireux de permettre aux habitants de profiter du parc du château, les élus de la mairie de Coupvray ont récemment décidé d’élargir les jours d’ouverture du parc, passant de trois à six jours par semaine.
Afin d’accompagner cette décision, d’informer la population  du changement d’horaire  et de leur faire découvrir les atouts que propose le parc, une journée portes-ouvertes sera organisée le 01 mai 2016 de 11h à 17h au sein même du parc.
Nous aimerions proposer au cours de cette journée plusieurs animations sportives et de loisirs.
La commune souhaiterait s’appuyer sur le tissu associatif, indispensable à la ville afin de mener à bien cette mission.
Si vous souhaitez prendre part à cet évènement, merci de nous faire parvenir un accord de principe afin de préfigurer une réunion d’information à laquelle vous serez conviés.
Monsieur Pailloux et moi-même restons à votre disposition aux adresses suivantes : franck.pailloux@coupvray.fr ou yoann.loiseau04@gmail.com.
Cordialement,
Yoann Loiseau
Stagiaire à la mairie de Coupvray"

Avant de présenter le projet dans les prochains jours sur la CI, j'aimerais déjà qu'on en parle entre nous dans l'alcôve.

Bien qu'au moins de juin il y ait la traditionnelle fête de la ville dans le parc du château, je pense que notre présence à cette journée est indispensable pour préserver nos bonnes relations avec la mairie et nos chances de conserver notre local le plus longtemps possible.

De plus, c'est une bonne occasion de reconduire nos belles prestations de l'année dernière au mois de juin dans le parc du château et de cette année au mois de février à Esbly.

On pourrait donc se baser sur une organisation similaire à l'année dernière, avec une partie jdr en sketchs et une partie jdp petits jeux, afin de ne pas accaparer trop le temps des visiteurs.

J'ai envoyé un mail aux organisateurs pour connaître le détail de cette journée et connaître la date de la réunion préparatoire.
Je leur donnerai notre réponse en fin de semaine.

Je vous remercie pour vos réponses, vos propositions; si vous avez des questions n'hésitez pas non plus, je ferais le relais avec les orgas.

Merci d'avance pour votre implication dans cette journée

Suite à ma discussion au téléphone avec Monsieur Loiseau, changement de date! On passe du dimanche 1er mai au samedi 30 avril
C'est du rondement organisé par la mairie tout ca...
Enfin bref, c'est plus logique; un événement public le 1er mai ca me semblait bien étrange tout de même

Julien a écrit:

Suite à ma discussion au téléphone avec Monsieur Loiseau, changement de date! On passe du dimanche 1er mai au samedi 30 avril
C'est du rondement organisé par la mairie tout ca...
Enfin bref, c'est plus logique; un événement public le 1er mai ca me semblait bien étrange tout de même

Normal c'est un stagiaire!
Concrètement c'est comme la fête du château mais au mois d'avril, la température en moins!
Après cela nous fera de la publicité et nous fera voir auprès du public.

Bien résumé Roc'

Logan a rdv avec lui vendredi à 10h.
On fera un point ensemble par la suite avant de monter le projet

Alors voilà :

- donc, comme prévu, on reste sur la même organisation que d'habitude, avec table d'accueil, table de jeux de plateau, et table de JdR en sketch.
- il a été noté que nous avions besoin pour cela de :
6 tables
30 chaises
3 barnums pour les couvrir séparément
1 gris caddy (pour fixer la bannière ou autre)
- on serait signalé comme "Rêves et Légendes : jeux de plateau et jeux de rôles"
- le rendez-vous est à 11h pour un apéritif avec les élus
- ils se chargent de nous alimenter en sandwichs pour le midi
- le lieu précis de notre stand n'est pas encore déterminé, il faudra peut-être reprendre rendez-vous avec eux sur place, pour voir ça.

Merci Logan pour t'être rendu disponible ce matin

Je prends le relais pour les préparatifs
Je posterais ce soir sur l'alcôve en m'inspirant de l'organisation de l'année passée pour la fête du village au château

Voilà le brouillon de la présentation du projet pour la JPO du château de Coupvray le samedi 30 avril - 11h-17h - que je compte mettre bientôt sur la CI. Je compte sur vous pour émettre vos avis, vos remarques, vous inscrire à cette journée

@ Anklem: ca te dit de refaire un flyer taille A5 avec les thèmes proposés comme pour les derniers événements?


"Chers membres,

La mairie de Coupvray organise le samedi 30 avril une Journée Portes Ouvertes dans l'enceinte du parc du château pour communiquer sur les nouveaux horaires de celui-ci, à savoir l'ouverture du parc 6 jours par semaine au lieu de 3 jours par semaine.

Les associations de la ville, dont R&L, sont invitées à y participer en proposant des animations reflétant leurs activités, exactement comme pour la fête annuelle du village.

Même si ca fait un peu redite, il est important que nous soyons présent ce jour-là pour montrer à la mairie notre capacité à les accompagner sur ce genre d'événement, et en même temps nous montrer auprès des habitants de la ville en leur faisant découvrir notre activité.

Le programme de la journée est le suivant:

- le matin à  11h: rdv avec les élus pour un pot d'honneur puis installation des tables (6) et des tentes (3) pour nos animations. Nous essaierons de nous positionner stratégiquement dans le parcours des visiteurs

- vers midi: déjeuner à la buvette; sandwichs fournis par la mairie

- l'après midi à partir de 14h: accueil des visiteurs aux portes, distribution de tracts pour amener les visiteurs à notre espace, proposition de parties découvertes en sketch et de parties de jdp à rôle. Toute idée supplémentaire est la bienvenue (bloodbowl, wargame, atelier peinture de fig, etc.)

- fin de la JPO à 17h, rangement des tables. Débriefing avec les organisateurs. Retour au club vers 18h30

Nous vous proposons de nous répartir par pôle :

- installation / rangement du mobilier :
* Julien
*

- accueil des visiteurs à l'entrée du parc avec les flyers:
*
*

- animation des tables de jdr:
* Julien : parties découvertes en sketch - table saloon et/ou pirates
*
*

- autres animations (jdp, ateliers, …) :
*
*

Sur notre stand:
- la bannière R&L
- des plaquettes de présentation de R&L
- des plaquettes de présentation du jdr
- des livres de jdr "soft" reprenant des thèmes évocateurs comme D&D, Star Wars, etc. (on les prendra au club)
- des magazines Casus Belli (on les prendra également au club)
- des petits jeux à rôles comme Loup Garoux, etc.

Si vous avez des questions, des idées à proposer, des réflexions par rapport aux précédentes éditions, n'hésitez pas à les exprimer ici.
Et surtout, inscrivez vous là où vous vous ferez plaisir!!"

Merci de vos réactions

Petite relance pour avoir vos avis avant de poster demain soir sur la CI
Merci

Julien a écrit:

Petite relance pour avoir vos avis avant de poster demain soir sur la CI
Merci

je serais présent pour l'installation/rangement et le déplacement de matériel comme pour la fête du château.

tout ça me convient, et je serais présent avec mes loustics

Nonorc a écrit:

Julien a écrit:

Petite relance pour avoir vos avis avant de poster demain soir sur la CI
Merci

je serais présent pour l'installation/rangement et le déplacement de matériel comme pour la fête du château.

Présent pour l'installation/rangement.

En plus d'inviter les jeunes d'Esbly qui répondront présents (environ une douzaine avec les 2 animateurs), j'ai également inviter Paola, une des responsable de la médiathèque du Val d'Europe.
Je l'avais déjà contactée l'année dernière pour lui présenter notre asso et notre activité, le but étant d'essayer de rentrer une fois dans l'année dans leur programmation d'animations. Ne sachant pas du tout ce qu'est le jdr, je me suis dit que c'était le meilleur moyen pour elle d'en savoir plus en venant nous voir le 30 avril.
Elle est très intéressée, j'espère donc qu'elle répondra présente et qu'on lui pourra ainsi aborder le sujet des médiathèques avec elle

Je viens d'avoir la confirmation de la venue de Paola Pineau de la médiathèque du Val d'Europe, ainsi que de Christelle Guervain, de la médiathèque de Magny.

Des bons contacts à rencontrer pour l’organisation de nos prochaines parties découvertes

Suite à discussion la semaine dernière avec les responsables des jeunes de Coupvray, le mail s'était perdu. Les ayant revu ce soir ils m'ont confirmés les échanges de mail avec une personne du bureau et travaillent sur leur contribution

Oui en effet je suis en relation avec Marc, ils vont gérer les dates de naissance et de mort du bonhomme